Грузоотправителю (грузополучателю), планирующим отправлять или получать грузы железнодорожным транспортом со станций (на станции) УП «Витебское  отделение Белорусской железной дороги», присваивается железнодорожный код грузополучателя (грузоотправителя) и заключается договор на организацию перевозок грузов железнодорожным транспортом и оказание дополнительных услуг. Телефоны для справок: (+375 212) 37-81-64, (+375 212) 37-83-08.

Организация перевозок грузов осуществляется на основе месячных и дополнительных заявок, предоставляемых грузоотправителем форма - ГУ-12. Дополнительные заявки представляются грузоотправителями не позднее 10 дней до начала перевозки на станцию отправления. Месячные заявки предоставляются за 12-15 дней до начала планируемого месяца (в зависимости от направления следования груза) в 3-х экземплярах в отделение дороги. Телефоны для справок: (+375 212) 37-95-06.

На сети железных дорог внедрена в эксплуатацию международная АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ПРИЕМА ГРУЗА К ПЕРЕВОЗКАМ АС«МЕСПЛАН». Система позволяет грузоотправителям создавать и подавать заявки на перевозку грузов формы ГУ-12 в виде электронных документов со своего рабочего места. Поступившие заявки в АС «МЕСПЛАН» проходят необходимые согласования с причастными железнодорожными администрациями. Для получения возможности формировать и передавать заявки ГУ-12 в виде электронных документов грузоотправителям необходимо присоединиться к Автоматизированной системе подготовки заявок. Дополнительную информацию можно узнать по телефону (+375 17) 225-03-21 или на сайте www.rw.by в разделе Грузовые перевозки АС «Электронная перевозка» и АПЗ.

После оплаты всех платежей и предъявления всех оформленных документов груз считается принятым к перевозке. Это удостоверяется наложением календарного штемпеля станции отправления. Заполненная железнодорожная накладная является договором о перевозке между грузоотправителем и железной дорогой.